Passepartout Training Belgium bv

Algemene Voorwaarden / General Terms and Conditions

Nederlandse versie

1. Definities

“Passepartout Training” (ook “Passepartout”, “wij”, “ons”, “onze”): Passepartout Training Belgium bv, een vennootschap naar Belgisch recht met maatschappelijke zetel te Roekhout 17, 1702 Dilbeek, ondernemingsnummer BE0800.757.368.

“Klant”: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die Diensten bestelt bij Passepartout Training.

“Deelnemer”: een persoon die is ingeschreven voor en deelneemt aan een opleiding of workshop van Passepartout Training. Dit kan werknemers, personeelsleden of vertegenwoordigers van de Klant omvatten, of andere door de Klant gemachtigde personen.

“Diensten”: alle opleidings-, workshop-, e-learning- en consultancydiensten die Passepartout Training aan de Klant levert, samen met alle daaraan verbonden deliverables.

“Materialen”: alle materialen, informatie en inhoud verstrekt in verband met de Diensten, met inbegrip van maar niet beperkt tot cursusinhoud, slides, hand-outs, handleidingen, modellen, methodes en ander opleidings- of consultancymateriaal, ongeacht of dit vóór, tijdens of na de Diensten wordt verstrekt.

“Vergoeding”: het door de Klant aan Passepartout Training verschuldigde bedrag voor de Diensten. De Vergoeding dekt de levering van de Diensten en van de daaraan verbonden Materialen en middelen.

“Onvoorziene Omstandigheden”: onverwachte gebeurtenissen buiten de wil van de Deelnemer die hem verhinderen een geplande opleiding of workshop bij te wonen, zoals ernstige ziekte of letsel dat bij inschrijving nog niet gekend was, overlijden of ernstige ziekte van een naast familielid, aanzienlijke reisverstoringen die niet aan de Deelnemer te wijten zijn, natuurrampen of andere soortgelijke ingrijpende gebeurtenissen. Passepartout Training beoordeelt op redelijke wijze wat een Onvoorziene Omstandigheid uitmaakt.

2. Toepassing van deze Voorwaarden

2.1. Deze Algemene Voorwaarden (“Voorwaarden”) zijn van toepassing op alle offertes, bestellingen, inschrijvingen en overeenkomsten tussen Passepartout Training en de Klant met betrekking tot de Diensten.

2.2. Deze Voorwaarden worden aan de Klant ter beschikking gesteld vóór of op het ogenblik waarop de overeenkomst wordt gesloten (bijvoorbeeld op de offerte of het inschrijvingsformulier). Door een offerte te aanvaarden, een bestelling te plaatsen of een inschrijvingsformulier in te dienen, aanvaardt de Klant deze Voorwaarden.

2.3. Deze Voorwaarden primeren op eventuele aankoopvoorwaarden of algemene voorwaarden van de Klant, die uitdrukkelijk worden uitgesloten. Elke afwijking van deze Voorwaarden is slechts geldig indien uitdrukkelijk en schriftelijk overeengekomen tussen partijen.

3. De Diensten

3.1. Passepartout Training levert opleidings- en consultancydiensten aan professionele klanten (B2B), zowel lokaal als internationaal.

3.2. Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, zijn alle verbintenissen van Passepartout Training middelenverbintenissen. Passepartout Training verstrekt geen regelgevend, juridisch, medisch of financieel advies.

3.3. De Diensten worden verstrekt voor professionele en educatieve doeleinden. De Klant en de Deelnemers blijven zelf verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat hun praktijken voldoen aan de op hen toepasselijke wet- en regelgeving, met inbegrip van recente wijzigingen daaraan.

4. Vergoeding en Betaling

4.1. Tenzij schriftelijk anders overeengekomen, zijn facturen betaalbaar binnen 30 dagen na factuurdatum en vóór aanvang van de Diensten, naargelang welke datum eerst valt.

4.2. Betalingen gebeuren via overschrijving op de op de factuur vermelde rekening.

4.3. Laattijdige betaling. Indien een factuur niet volledig is betaald op de vervaldag, is de Klant van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, vanaf de dag na de vervaldag, gehouden tot:

(a) interest aan de wettelijke interestvoet voor betalingsachterstand bij handelstransacties (Wet van 2 augustus 2002), die om de zes maanden wordt herzien en voor het eerste semester van 2026 10,5% per jaar bedraagt;

(b) een forfaitaire vergoeding voor invorderingskosten van € 40 per onbetaalde factuur, onverminderd het recht van Passepartout Training om de redelijke bijkomende invorderingskosten die zij werkelijk maakt (waaronder incasso- en advocatenkosten) te vorderen indien deze € 40 overschrijden; en

(c) een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 10% van het openstaande factuurbedrag, met een minimum van € 50 per factuur, ter dekking van administratieve en interne behandelingskosten.

4.4. Wederkerigheid. Indien Passepartout Training een bedrag aan de Klant verschuldigd is en dit niet op de vervaldag betaalt, gelden dezelfde interestvoet en een vergelijkbare forfaitaire vergoeding ten gunste van de Klant.

4.5. Opeisbaarheid en opschorting. Indien een factuur op haar vervaldag onbetaald blijft, worden alle andere door de Klant verschuldigde bedragen onmiddellijk opeisbaar, en kan Passepartout Training de levering van de Diensten opschorten en alle Materialen, deliverables of certificaten inhouden tot alle openstaande bedragen (met inbegrip van interest en kosten) volledig zijn betaald.

5. Certificaten

5.1. Certificaten van deelname of van slagen worden slechts uitgereikt nadat Passepartout Training alle facturen met betrekking tot de betreffende Diensten volledig heeft ontvangen.

5.2. De uitreiking of aflevering van een certificaat vormt geen bevestiging, erkenning of bewijs dat betaling is ontvangen, en houdt geen afstand of kwijting in van enige openstaande betalingsverplichting van de Klant.

6. Annulering en Verplaatsing

6.1. Annulering door de Klant. Annuleringen door de Klant of een Deelnemer moeten schriftelijk gebeuren. De datum waarop Passepartout Training de schriftelijke annulering ontvangt, bepaalt de toepasselijke vergoeding, berekend op de Vergoeding voor de geannuleerde Diensten:

– meer dan 30 dagen vóór de startdatum: 10% van de Vergoeding;

– van 30 tot 15 dagen vóór de startdatum: 50% van de Vergoeding;

– 14 dagen of minder vóór de startdatum, of niet-deelname (“no-show”): 100% van de Vergoeding.

Deze bedragen vormen een forfaitaire schadevergoeding die de kosten weerspiegelt die Passepartout Training maakt voor het reserveren van trainerstijd, capaciteit en Materialen. Indien de Klant vooruit heeft betaald, wordt het bedrag boven de toepasselijke vergoeding terugbetaald; indien de Klant nog niet heeft betaald, wordt de toepasselijke vergoeding gefactureerd.

6.2. Verplaatsing wegens Onvoorziene Omstandigheden. Indien een Deelnemer door een geldige Onvoorziene Omstandigheid verhinderd is deel te nemen, kan Passepartout Training, naar eigen redelijk oordeel en afhankelijk van beschikbaarheid, toestaan dat de opleiding eenmaal wordt verplaatst naar een andere datum binnen de volgende vijf maanden, naar een opleiding van gelijkwaardige waarde. Passepartout Training kan een bewijs vragen. De annuleringsvergoedingen van artikel 6.1 blijven voor het overige van kracht.

6.3. Annulering of verplaatsing door Passepartout Training. Passepartout Training kan Diensten uitstellen, verplaatsen of annuleren, of een inschrijving weigeren. Waar redelijkerwijs mogelijk verplaatst Passepartout Training de Diensten naar een latere datum. Indien Passepartout Training een reeds (deels) betaalde Dienst annuleert en deze niet verplaatst, reikt zij de Klant een tegoed uit gelijk aan de voor het geannuleerde deel betaalde Vergoeding. De Klant kan dit tegoed gebruiken voor de eerstvolgende beschikbare gelijkwaardige opleiding; het tegoed is geldig gedurende twaalf (12) maanden vanaf de datum van uitreiking. Voor geannuleerde Diensten die nog niet werden betaald, is geen Vergoeding verschuldigd. Passepartout Training betaalt geen andere kosten, uitgaven of verliezen terug die de Klant of de Deelnemers hebben gemaakt (waaronder reis- en verblijfkosten, verloren werktijd of andere onrechtstreekse of gevolgschade).

6.4. Annulering door Passepartout Training wegens Overmacht. Indien Passepartout Training door Overmacht (zoals gedefinieerd in artikel 7), met inbegrip van ziekte of ongeschiktheid van de aangestelde trainer, verhinderd is de Diensten te leveren, zal zij waar redelijkerwijs mogelijk een vervangende trainer voorzien of de Diensten naar een latere datum verplaatsen. Indien verplaatsing of vervanging redelijkerwijs niet mogelijk is, kan Passepartout Training de betrokken Diensten annuleren. In dat geval reikt Passepartout Training een tegoed uit onder dezelfde voorwaarden als in artikel 6.3, en betaalt zij geen andere kosten, uitgaven of verliezen terug die de Klant of de Deelnemers hebben gemaakt.

7. Overmacht

7.1. Geen van beide partijen is aansprakelijk voor enige vertraging of tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen (met uitzondering van betalingsverplichtingen) die het gevolg is van een gebeurtenis buiten haar redelijke controle (“Overmacht”), met inbegrip van maar niet beperkt tot: ziekte, letsel of ongeschiktheid van de aangestelde trainer of van sleutelpersoneel; natuuromstandigheden; epidemieën of pandemieën en daarmee verband houdende maatregelen; overheidsmaatregelen; oorlog, terrorisme of burgerlijke onlusten; stakingen of arbeidsconflicten; het uitvallen van nutsvoorzieningen, IT-systemen of telecommunicatienetwerken; en aanzienlijke reis- of transportverstoringen.

7.2. De getroffen partij brengt de andere partij zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk op de hoogte. De gevolgen van Overmacht voor opleidingsdiensten worden geregeld door artikel 6.4.

8. Beperking van Aansprakelijkheid

8.1. Voor zover wettelijk toegestaan is de totale aansprakelijkheid van Passepartout Training die voortvloeit uit of verband houdt met de Diensten beperkt tot de door de Klant betaalde Vergoeding voor de specifieke Diensten die aanleiding geven tot de vordering.

8.2. Passepartout Training is niet aansprakelijk voor onrechtstreekse schade of gevolgschade, waaronder winstderving, omzetverlies, verlies van gegevens of reputatieschade. Het gebruik van de Materialen en de toepassing van door Passepartout Training gegeven instructies gebeurt op eigen risico van de Klant en de Deelnemer.

8.3. Niets in deze Voorwaarden sluit de aansprakelijkheid van Passepartout Training uit of beperkt deze voor haar eigen bedrog of opzettelijke fout, haar zware fout, de niet-nakoming van een wezenlijke verbintenis, schade aan het leven of de fysieke integriteit, of enige andere aansprakelijkheid die naar Belgisch recht niet kan worden uitgesloten of beperkt.

9. Intellectuele Eigendom

9.1. Alle intellectuele eigendomsrechten op de Materialen en op de door Passepartout Training gebruikte of verstrekte methodes, modellen en knowhow blijven eigendom van Passepartout Training of haar licentiegevers.

9.2. Passepartout Training verleent de Klant en de Deelnemers een beperkte, niet-exclusieve, niet-overdraagbare licentie om de Materialen uitsluitend te gebruiken voor hun eigen interne opleidings- en bedrijfsdoeleinden.

9.3. De Klant en de Deelnemers mogen de Materialen niet kopiëren, verspreiden, verkopen, publiceren, aanpassen of gebruiken om concurrerende opleidingen of diensten te ontwikkelen, noch de Materialen gebruiken voor enig ander doel dan deelname aan de Diensten, zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Passepartout Training.

9.4. Indien partijen overeenkomen dat de Klant eigenaar wordt van een op maat gemaakte deliverable, moet die overdracht in een afzonderlijke schriftelijke overeenkomst worden vastgelegd.

10. Vertrouwelijkheid en Niet-Verspreiding

10.1. De Klant en de Deelnemers erkennen dat de Materialen vertrouwelijke en eigen informatie van Passepartout Training vormen.

10.2. De Klant en de Deelnemers verbinden zich ertoe de Materialen vertrouwelijk te houden en de inhoud ervan niet aan derden bekend te maken zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Passepartout Training.

10.3. Passepartout Training kan de Klant toestaan bepaalde Materialen binnen zijn eigen organisatie te verspreiden, uitsluitend voor intern gebruik en opleidingsdoeleinden, op voorwaarde dat de Klant de Materialen niet verkoopt, verspreidt of anderszins ter beschikking stelt aan een andere onderneming, organisatie of persoon zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Passepartout Training.

10.4. De verplichtingen onder dit artikel blijven van kracht na de beëindiging of voltooiing van de Diensten en na de betaling van enige daarmee verband houdende factuur.

11. Privacy en Gegevensbescherming

11.1. Passepartout Training verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en andere toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming, zoals beschreven in haar Privacyverklaring, beschikbaar op de website van Passepartout Training.

11.2. Waar Passepartout Training persoonsgegevens verwerkt in naam en voor rekening van de Klant (bijvoorbeeld deelnemerslijsten), sluiten partijen, waar vereist, een verwerkersovereenkomst overeenkomstig artikel 28 AVG.

12. Deelbaarheid

Indien een bepaling van deze Voorwaarden door een bevoegde instantie ongeldig, onwettig of niet-afdwingbaar wordt bevonden, wordt die bepaling in die mate afgescheiden en blijven de overige Voorwaarden onverkort van kracht. Partijen zullen te goeder trouw onderhandelen over een geldige, wettige en afdwingbare vervangende bepaling die de oorspronkelijke bedoeling van partijen het dichtst benadert.

13. Taal

Deze Voorwaarden zijn opgesteld in het Nederlands, met een Engelse vertaling die louter ter informatie wordt verstrekt. In geval van tegenstrijdigheid tussen de Nederlandse en de Engelse versie heeft de Nederlandse versie voorrang.

14. Toepasselijk Recht en Bevoegde Rechtbank

14.1. Deze Voorwaarden en elke overeenkomst tussen partijen worden beheerst door het Belgisch recht.

14.2. Elk geschil dat voortvloeit uit of verband houdt met deze Voorwaarden of de Diensten behoort tot de uitsluitende bevoegdheid van de Belgische rechtbanken die bevoegd zijn voor de maatschappelijke zetel van Passepartout Training Belgium bv.

English version (translation for convenience)

1. Definitions

“Passepartout Training” (also “Passepartout”, “we”, “us”, “our”): Passepartout Training Belgium bv, a company incorporated in Belgium with its registered office at Roekhout 17, 1702 Dilbeek, company number BE0800.757.368.

“Client”: the individual or entity that orders Services from Passepartout Training.

“Participant”: an individual enrolled in and attending a training session or workshop provided by Passepartout Training. This may include employees, staff members or representatives of the Client, or other individuals authorised by the Client.

“Services”: all training, workshop, e-learning and consultancy services provided by Passepartout Training to the Client, together with any related deliverables.

“Materials”: all materials, information and content provided in connection with the Services, including but not limited to course content, slides, handouts, manuals, models, methods and other training or consultancy materials, whether provided before, during or after the Services.

“Fee”: the amount payable by the Client to Passepartout Training for the Services. The Fee covers the provision of the Services and of any associated Materials and resources.

“Unforeseen Circumstances”: unexpected events outside the control of the Participant that prevent them from attending a scheduled session or workshop, such as serious illness or injury not known at registration, death or serious illness of a close family member, significant travel disruption not attributable to the Participant, natural disasters, or other similar major events. Passepartout Training reasonably determines what constitutes an Unforeseen Circumstance.

2. Application of these Terms

2.1. These Terms and Conditions (“Terms”) apply to all quotes, offers, orders, registrations and agreements between Passepartout Training and the Client for the provision of Services.

2.2. These Terms are made available to the Client before or at the moment the agreement is concluded (for example on the quote or registration form). By accepting a quote, placing an order or submitting a registration form, the Client accepts these Terms.

2.3. These Terms prevail over any purchase conditions or general terms of the Client, which are expressly excluded. Any deviation from these Terms is valid only if expressly agreed in writing between the parties.

3. The Services

3.1. Passepartout Training provides training and consultancy Services to professional (B2B) clients, both locally and internationally.

3.2. Unless expressly agreed otherwise in writing, all obligations of Passepartout Training are best-efforts obligations (middelenverbintenissen). Passepartout Training does not provide regulatory, legal, medical or financial advice.

3.3. The Services are provided for professional and educational purposes. The Client and Participants remain responsible for ensuring that their own practices comply with the laws and regulations applicable to them, including any recent changes to those laws or regulations.

4. Fees and Payment

4.1. Unless otherwise agreed in writing, invoices are payable within 30 days of the invoice date and before the start of the Services, whichever comes first.

4.2. Payments must be made by bank transfer to the account stated on the invoice.

4.3. Late payment. If an invoice is not paid in full by its due date, the Client is liable, by operation of law and without any prior notice of default, from the day following the due date, to:

(a) interest at the statutory interest rate for late payment in commercial transactions (Act of 2 August 2002), which is reset every six months and, for the first semester of 2026, amounts to 10.5% per annum;

(b) fixed recovery compensation of € 40 per unpaid invoice, without prejudice to the right of Passepartout Training to claim reasonable additional recovery costs actually incurred (including collection and legal fees) where these exceed € 40; and

(c) a lump-sum contractual indemnity equal to 10% of the outstanding invoice amount, with a minimum of € 50 per invoice, covering administrative and internal handling costs.

4.4. Reciprocity. Where Passepartout Training owes an amount to the Client and fails to pay it by its due date, the same rate of interest and a comparable fixed indemnity apply for the benefit of the Client.

4.5. Acceleration and suspension. If any invoice remains unpaid after its due date, all other amounts owed by the Client become immediately due and payable, and Passepartout Training may suspend the provision of the Services and withhold any Materials, deliverables or certificates until all outstanding amounts (including interest and costs) have been paid in full.

5. Certificates

5.1. Certificates of attendance or completion are issued only after Passepartout Training has received payment in full of all invoices relating to the relevant Services.

5.2. The issue or delivery of a certificate does not constitute confirmation, acknowledgement or proof that payment has been received, and does not waive or discharge any outstanding payment obligation of the Client.

6. Cancellation and Rescheduling

6.1. Cancellation by the Client. Cancellations by the Client or a Participant must be made in writing. The date on which Passepartout Training receives the written cancellation determines the applicable charge, calculated on the Fee for the cancelled Services:

– more than 30 days before the start date: 10% of the Fee;

– from 30 to 15 days before the start date: 50% of the Fee;

– 14 days or fewer before the start date, or non-attendance (“no-show”): 100% of the Fee.

These amounts are a lump-sum indemnity reflecting the costs Passepartout Training incurs in reserving trainer time, capacity and Materials. Where the Client has prepaid, any amount exceeding the applicable charge is refunded; where the Client has not yet paid, the applicable charge is invoiced.

6.2. Rescheduling for Unforeseen Circumstances. Where a Participant is prevented from attending by a valid Unforeseen Circumstance, Passepartout Training may, at its reasonable discretion and subject to availability, permit the training to be rescheduled once to another date within the following five months, to a training of equivalent value. Passepartout Training may require proof. The cancellation charges in Article 6.1 otherwise remain in force.

6.3. Cancellation or postponement by Passepartout Training. Passepartout Training may postpone, reschedule or cancel Services, or decline a registration. Where reasonably possible, Passepartout Training will reschedule the Services to a later date. Where Passepartout Training cancels a Service that has already been (partly) paid and does not reschedule it, it will issue the Client a credit equal to the Fee paid for the cancelled part of the Services. The Client may use this credit for the next available equivalent training; the credit is valid for twelve (12) months from the date of issue. No Fee is due for cancelled Services that have not yet been paid. Passepartout Training does not reimburse any other costs, expenses or losses incurred by the Client or Participants (including travel, accommodation, lost working time or other indirect or consequential loss).

6.4. Cancellation by Passepartout Training for Force Majeure. Where Passepartout Training is prevented from delivering the Services by an event of Force Majeure (as defined in Article 7), including the illness or incapacity of the assigned trainer, it will, where reasonably possible, provide a substitute trainer or reschedule the Services to a later date. Where rescheduling or substitution is not reasonably possible, Passepartout Training may cancel the affected Services. In that event, Passepartout Training issues a credit on the same terms as in Article 6.3 and does not reimburse any other costs, expenses or losses incurred by the Client or Participants.

7. Force Majeure

7.1. Neither party is liable for any delay or failure to perform its obligations (other than payment obligations) caused by an event beyond its reasonable control (“Force Majeure”), including but not limited to: illness, injury or incapacity of the assigned trainer or key personnel; acts of nature; epidemics or pandemics and related measures; acts of government or public authority; war, terrorism or civil unrest; strikes or labour disputes; failure of utilities, IT systems or telecommunications networks; and significant travel or transport disruption.

7.2. The affected party will inform the other as soon as reasonably possible. The consequences of Force Majeure for training Services are governed by Article 6.4.

8. Limitation of Liability

8.1. To the maximum extent permitted by law, the total liability of Passepartout Training arising out of or in connection with the Services is limited to the Fees paid by the Client for the specific Services giving rise to the claim.

8.2. Passepartout Training is not liable for any indirect or consequential loss, including loss of profit, loss of revenue, loss of data or reputational harm. The use of the Materials and the application of any instruction given by Passepartout Training is done at the Client’s and Participant’s own risk.

8.3. Nothing in these Terms excludes or limits the liability of Passepartout Training for its own fraud or wilful misconduct, its gross negligence, the non-performance of an essential obligation, harm to life or physical integrity, or any other liability that cannot be excluded or limited under Belgian law.

9. Intellectual Property

9.1. All intellectual property rights in the Materials, and in the methods, models and know-how used or provided by Passepartout Training, remain the property of Passepartout Training or its licensors.

9.2. Passepartout Training grants the Client and Participants a limited, non-exclusive, non-transferable licence to use the Materials solely for their own internal training and business purposes.

9.3. The Client and Participants may not copy, distribute, sell, publish, adapt, or use the Materials to develop competing training or services, or use the Materials for any purpose other than participating in the Services, without the prior written consent of Passepartout Training.

9.4. Where the parties agree that the Client will own a bespoke deliverable, that ownership must be assigned in a separate written agreement.

10. Confidentiality and Non-Distribution

10.1. The Client and Participants acknowledge that the Materials constitute the proprietary and confidential information of Passepartout Training.

10.2. The Client and Participants agree to keep the Materials confidential and not to disclose their content to any third party without the prior written consent of Passepartout Training.

10.3. Passepartout Training may permit the Client to distribute certain Materials within its own organisation, for internal use and training purposes only, on condition that the Client does not sell, distribute or otherwise provide the Materials to any other company, organisation or individual without the prior written consent of Passepartout Training.

10.4. The obligations under this Article survive the termination or completion of the Services and the payment of any related invoice.

11. Privacy and Data Protection

11.1. Passepartout Training processes personal data in accordance with the General Data Protection Regulation (GDPR) and other applicable data protection laws, as described in its Privacy Policy, available on the Passepartout Training website.

11.2. Where Passepartout Training processes personal data on behalf of the Client (for example, participant lists), the parties will, where required, enter into a data processing agreement in accordance with Article 28 GDPR.

12. Severability

If any provision of these Terms is held to be invalid, unlawful or unenforceable by a competent authority, that provision is severed to that extent, and the remaining Terms continue in full force. The parties will negotiate in good faith a valid, lawful and enforceable substitute provision that most closely reflects their original intent.

13. Language

These Terms are drawn up in Dutch, with an English translation provided for convenience only. In case of any divergence between the Dutch and English versions, the Dutch version prevails.

14. Governing Law and Jurisdiction

14.1. These Terms and any agreement between the parties are governed by Belgian law.

14.2. Any dispute arising out of or in connection with these Terms or the Services is subject to the exclusive jurisdiction of the Belgian courts competent for the registered seat of Passepartout Training Belgium bv.